Hoja de verificación (Check List).

 La hoja de verificación de calidad tiene un papel importante en el proceso de control de calidad de cualquier empresa. Tradicionalmente, para realizar las hojas de verificación de calidad se han utilizado plantillas en papel que se iban complementando a mano.

Pero este método conlleva una serie de limitaciones y problemas: se pueden cometer olvidos y errores con facilidad, imposibilidad de volcar  automáticamente la información recogida en un software informático, entre otros. Cualquiera de esas situaciones puede retrasar o hasta parar el proceso de control de calidad de tu empresa. 
Básicamente, es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso de control de actividades para detectar errores y  áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos. Se usa típicamente para una inspección de calidad o un control de gestión de riesgos.

1. Determinar detalladamente el proceso a observar 

Para ello debemos responder a las siguientes preguntas: 

  • ¿Qué datos necesitamos?
  • ¿Se pueden analizar los datos desde diferentes perspectivas?
  • ¿Cómo se registran los datos?
  • ¿Quién realizará la recopilación de datos?
  • ¿Quién va a realizar la recogida de datos, estás preparado para hacerlo de forma eficaz?
  • Recolectados los datos, ¿qué uso les daremos?

2. Definir el período de tiempo de recogida de los datos 

Puede tratarse de horas, días, semanas e incluso meses, dependiendo de la magnitud del estudio.

3. Diseñar una hoja clara,  fácil de usar y adaptable

Para ello es muy recomendable digitalizar el proceso, cambiando el formato papel por otros métodos mucho más cómodos y eficientes, como un archivo en Excel, o, yendo más allá: algún software específico de creación de formularios digitales.

4. Hacer una prueba piloto a modo de test 

No siempre se da con la hoja de verificación idónea a la primera, por lo que es recomendable ir haciendo pruebas hasta encontrar el formato idóneo. Esto es muy sencillo con programas digitales, con los que fácilmente podemos crear versiones de hojas o formularios, hasta encontrar la que mejor se adapte a lo que necesitamos en cada momento.

5. Recopilar datos con rigor y objetividad

La toma de datos sobre el terreno es fundamental, por lo que las personas que las realizan deben tomarse muy en serio este trabajo, tomando todos los datos que hagan falta de forma metódica, rigurosa y sistemática. 

6. Generar informes donde se plasmen las conclusiones del estudio

Una vez se han recogido los datos, es fundamental generar informes con las conclusiones que nos permitan implementar las mejoras necesarias. Si se trata de informes automatizados y en tiempo real, lo que se pueden conseguir con determinadas Apps o software específicos, estaremos añadiendo mucho valor y eficacia a nuestro trabajo.

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